Как добавить письма в архив Outlook

Архивирование писем в Outlook позволяет пользователю переместить старые или редко используемые письма из основного почтового ящика в отдельный архивный файл. Это помогает улучшить производительность Outlook, снизить нагрузку на сервер и упростить организацию писем. Кроме того, архивирование позволяет защитить данные от потери или повреждения.

В данной статье мы рассмотрим простые инструкции, как архивировать письма в Outlook.

Выбор папки для архивации

Перед тем, как архивировать письма в Outlook, вам необходимо выбрать папку, которую вы хотите архивировать. Это позволит вам организовать ваш архив более структурированно и найти нужные письма легко и быстро.

Чтобы выбрать папку для архивации, выполните следующие действия:

1. Откройте Outlook и перейдите к списку папок в левой панели.
2. Выберите папку, содержащую письма, которые вы хотите архивировать.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной папке и выберите «Архивировать папку».
4. В появившемся окне «Архивировать элементы в» выберите папку, в которую вы хотите переместить архивируемые письма, или создайте новую папку, нажав кнопку «Новая папка».
5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать архивацию.

Теперь выбранная папка и ее содержимое будут перемещены в архивную папку. Вы можете повторить этот процесс для других папок, которые вы хотите архивировать.

Помните, что при архивировании папки все письма и элементы, содержащиеся внутри, будут перемещены в архивную папку, и вы не сможете получить к ним доступ через основную папку. Поэтому перед архивацией убедитесь, что вы действительно хотите переместить письма в архив.

Открытие функции архивации

Архивация писем в Outlook очень проста! Чтобы начать процесс архивации, откройте программу Outlook.

Далее, в верхней части экрана найдите и нажмите на вкладку «Файл».

В открывшемся меню найдите и выберите пункт «Параметры».

В появившемся окне «Параметры Outlook» выберите вкладку «Другое».

В разделе «Автопроверка» нажмите на кнопку «Автопроверка».

Проверьте, что включен флажок напротив опции «Архивировать автоматически при закрытии Outlook».

Настройте желаемый период времени для автоматической архивации.

Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.

Готово! Теперь Outlook будет автоматически архивировать ваши письма при их закрытии.

Настройка критериев архивации

Для более точной и эффективной архивации писем в Outlook, вы можете настроить критерии, по которым будут выбираться письма для архивации. Это поможет удерживать в архиве только те письма, которые действительно нужно хранить, и сэкономит пространство на вашем почтовом сервере.

Использование критериев архивации особенно полезно, если ваш почтовый ящик часто заполняется письмами, которые больше не требуются для ежедневной работы.

Чтобы настроить критерии для архивации писем, выполните следующие действия:

1. Шаг 1: Откройте Outlook и выберите папку, которую вы хотите архивировать.
2. Шаг 2: Нажмите правой кнопкой мыши на выбранную папку и выберите «Свойства» в контекстном меню.
3. Шаг 3: В открывшемся окне «Свойства папки» перейдите на вкладку «Автоархивация».
4. Шаг 4: Установите флажок возле опции «Включить автоматическую архивацию этой папки».
5. Шаг 5: Настройте критерии архивации, указав желаемый период времени для архивирования писем и другие параметры.
6. Шаг 6: Нажмите на кнопку «ОК», чтобы сохранить настройки.

Примечание: Если вы хотите настроить разные критерии архивации для разных папок, повторите эти действия для каждой папки по отдельности.

Теперь Outlook будет автоматически архивировать письма в соответствии с заданными критериями. Это позволит вам сохранить нужные данные в архиве и освободить пространство на сервере для новых писем.

Задание временного диапазона архивации

В Microsoft Outlook вы можете задать временной диапазон архивации для сохранения только определенных писем. Это может быть полезно, если вы хотите архивировать только письма за определенный период времени, например, за последний месяц или год.

Чтобы задать временной диапазон архивации в Outlook, выполните следующие шаги:

1. Откройте Outlook и выберите нужную папку, которую вы хотите архивировать.
2. На панели инструментов выберите вкладку «Файл» и выберите «Параметры».
3. В открывшемся окне выберите «Расширенные» на левой панели и нажмите кнопку «Архивирование автоматическое…».
4. В новом окне выберите папку, которую вы хотите архивировать, и установите флажок «Включая все подпапки».
5. Выберите «Задать дополнительные параметры» и нажмите кнопку «Далее».
6. Выберите «Архивировать только элементы, расположенные в следующем временном диапазоне» и укажите начальную и конечную даты для архивации писем.
7. Нажмите кнопку «Далее» и выберите путь и имя файла для сохранения архивированных писем.
8. Нажмите кнопку «Завершить» для завершения процесса задания временного диапазона архивации.

Теперь Outlook будет автоматически архивировать письма, находящиеся в указанном временном диапазоне, в выбранную папку архива. Вы можете настроить этот процесс, чтобы архивировать письма регулярно в заданные даты или с учетом других параметров.

Автоматическая архивация по расписанию

В Outlook есть возможность настроить автоматическую архивацию писем по определенному расписанию. Это очень удобно, так как позволяет сохранять ценные сообщения, не тратя много времени на ручную архивацию.

Чтобы настроить автоматическую архивацию по расписанию, выполните следующие шаги:

После выполнения этих шагов Outlook будет автоматически архивировать выбранную папку в заданные даты. Вы также можете настроить Outlook на оповещение о завершении архивации или на автоматическую очистку папки после архивации, если хотите освободить место на своем почтовом сервере.

Архивирование папок и подпапок

Архивирование папок и подпапок в Outlook предоставляет удобный способ организации и хранения большого объема писем. Вы можете создать архивные файлы для различных категорий или проектов, что позволит упорядочить вашу почту и облегчить поиск необходимых сообщений.

Чтобы архивировать папки и подпапки в Outlook, следуйте инструкциям:

1. Откройте приложение Outlook на вашем компьютере.
2. Выберите папку или подпапку, которую вы хотите архивировать.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной папке или подпапке и выберите пункт меню «Архивировать».
4. В появившемся окне «Архивация» укажите дату, до которой будут архивированы письма. Вы можете выбрать дату вручную или использовать предложенные варианты.
5. Выберите папку, в которую будет сохранен архивный файл. Вы можете создать новую папку или выбрать уже существующую.
6. Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать процесс архивации.
7. Подождите, пока Outlook закончит архивирование выбранной папки. Время завершения процесса зависит от объема писем и скорости вашего компьютера.

После завершения архивации вы можете обратиться к архивному файлу в любое время, нажав на кнопку «Файл» в верхнем меню Outlook и выбрав «Открыть» > «Открыть файл данных Outlook». Затем выберите архивный файл с расширением .pst и нажмите «Открыть». В левой панели Outlook отобразится архивная папка, содержащая архивированные сообщения.

Теперь вы знаете, как архивировать папки и подпапки в Outlook. Этот простой процесс позволит вам эффективно управлять вашей почтой и сохранять важные сообщения на долгое время.