itciskra.ru
Первый способ – удалить старые сообщения и вложения. Архивирование или удаление ненужных писем поможет освободить драгоценное место на сервере. Откройте папку «Входящие» или «Отправленные» и выберите несколько старых писем с прикрепленными файлами, которые уже не нужны. Затем нажмите правой кнопкой мыши на выделенные элементы и выберите «Удалить». Не забудьте также проверить папку «Удаленные элементы» и удалить ненужные сообщения и вложения из неё.
Второй способ – очистить кэш Exchange Server. Кэш занимает место на Вашем компьютере и может быть причиной замедления работы Outlook 2016. Чтобы очистить кэш, откройте «Панель управления» и найдите «Mail (Почта)». Затем нажмите на кнопку «Аккаунты электронной почты» и выберите аккаунт, в котором необходимо очистить кэш. Нажмите на кнопку «Изменить» и затем «Другие параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Средства» и нажмите на кнопку «Очистить кэш».
Третий способ – удалить старые категории. Если Вы часто используете категории для классификации сообщений, то они могут занимать слишком много места. Чтобы удалить старые категории, откройте «Панель управления» и найдите «Mail (Почта)». Затем нажмите на кнопку «Аккаунты электронной почты» и выберите аккаунт, в котором хотите удалить категории. Нажмите на кнопку «Изменить» и затем «Другие параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Средства» и нажмите на кнопку «Категории». Выберите категорию и нажмите на кнопку «Удалить».
Четвертый способ – увеличить размер почтового ящика через Панель управления. Откройте «Панель управления» и найдите «Mail (Почта)». Затем нажмите на кнопку «Аккаунты электронной почты» и выберите аккаунт, размер почтового ящика которого хотите увеличить. Нажмите на кнопку «Изменить» и затем «Другие параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Размер почтового ящика» и установите желаемый размер.
Пятый способ – удалить ненужные папки. Если у Вас есть много дополнительных папок в Outlook 2016, которые уже не используются, то их удаление поможет освободить место на сервере. Чтобы удалить ненужные папки, щелкните правой кнопкой мыши на папке и выберите «Удалить». Важно помнить, что удаление папки также приведет к удалению всех содержащихся в ней элементов.
Шестой способ – использовать PST-файлы. PST-файлы позволяют хранить сообщения и вложения локально, освобождая место на сервере. Чтобы создать PST-файл, откройте «Панель управления» и найдите «Mail (Почта)». Затем нажмите на кнопку «Аккаунты электронной почты» и выберите аккаунт, в котором хотите создать PST-файл. Нажмите на кнопку «Изменить» и затем «Другие параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Расположение файла данных Outlook» и нажмите на кнопку «Новый». Затем выберите имя и расположение нового PST-файла и нажмите «OK».
Седьмой способ – обратиться к администратору. Если вы все еще испытываете проблемы с размером почтового ящика в Outlook 2016, обратитесь к администратору вашей компьютерной сети. Администратор может увеличить размер вашего почтового ящика или предложить другие варианты для решения данного вопроса.
Проверьте текущий размер почтового ящика
Чтобы оптимизировать использование почтового ящика в Outlook 2016, важно знать текущий размер своей почтовой папки. Это поможет вам понять, сколько места занимает ваша почта и какие действия можно предпринять для увеличения размера почтового ящика.
Чтобы проверить размер вашего почтового ящика, выполните следующие шаги:
| 1. | Откройте Outlook 2016 и перейдите к разделу «Почта». |
| 2. | Кликните правой кнопкой мыши на своей почтовой папке (например, «Входящие») и выберите «Свойства папки». |
| 3. | В открывшемся окне выберите вкладку «Общие». |
| 4. | В разделе «Размер» вы увидите текущий размер почтовой папки. Обратите внимание на количество использованного места и доступного свободного места. |
При необходимости вы можете повторить эти шаги для других почтовых папок, чтобы определить, какая из них занимает наибольшее место.
Зная текущий размер своего почтового ящика, вы сможете принять соответствующие меры для увеличения его размера и улучшения работы в Outlook 2016.
Очистите почтовый ящик от ненужных сообщений
На протяжении времени все мы накапливаем большое количество сообщений в почтовом ящике. Некоторые из них могут быть полностью бесполезными или уже устаревшими. Чем больше ненужных сообщений, тем меньше места остается для новых писем. Чтобы увеличить размер почтового ящика в Outlook 2016, необходимо очистить почтовый ящик от ненужных сообщений.
Следующие шаги помогут вам решить эту проблему:
- Удаление старых сообщений. Пройдитесь по почтовым папкам и найдите сообщения, которые уже не нужны. Удалите их, освобождая место в почтовом ящике.
- Отписка от рассылок. Если вы принимаете большое количество рекламных или других нежелательных сообщений, рассмотрите возможность отписаться от таких рассылок. Это не только поможет вам освободить место в почтовом ящике, но и уменьшит количество нежелательной почты, которую вы получаете.
- Использование фильтров писем. Настройте фильтры писем, чтобы автоматически переносить определенные типы сообщений в другие папки. Например, можно создать фильтр для переноса всех рекламных писем в специальную папку, чтобы они не засоряли ваш почтовый ящик.
- Архивирование старых сообщений. Если у вас есть важные сообщения, которые вы не хотите удалять, но они занимают большое количество места, можно архивировать их. Создайте отдельную папку для архивных сообщений и переместите туда все старые письма, чтобы освободить место в основном почтовом ящике.
- Очистка папки «Удаленные элементы». Часто после удаления сообщений они остаются в папке «Удаленные элементы». Очистите эту папку, чтобы окончательно удалить ненужные сообщения и освободить место в почтовом ящике.
- Удаление ненужных вложений. Если у вас есть сообщения с большими вложениями, которые уже не нужны, удалите эти вложения. Это позволит освободить место в почтовом ящике, не удаляя само сообщение.
- Очистка папки «Спам». Если ваш почтовый ящик получает много спама, периодически проверяйте папку «Спам» на наличие нежелательных сообщений и очищайте ее. Это поможет увеличить размер почтового ящика и улучшит эффективность фильтрации спама.
Следуя этим семи простым способам, вы сможете освободить место в почтовом ящике Outlook 2016 и увеличить его размер, обеспечив себе больше места для новых сообщений.
Переключитесь на рабочий почтовый ящик с большим объемом
Если вам постоянно не хватает места в почтовом ящике Outlook 2016, то вы можете рассмотреть вариант переключения на рабочий почтовый ящик с большим объемом.
Многие провайдеры и компании предоставляют своим сотрудникам почтовые ящики с более ёмкими хранилищами, чем обычные почтовые ящики Outlook. Переключение на такой почтовый ящик может обеспечить вам дополнительное пространство для хранения ваших электронных сообщений и вложений.
Чтобы переключиться на рабочий почтовый ящик с большим объемом:
- Свяжитесь с администратором вашего почтового сервера или IT-отделом, чтобы узнать, есть ли возможность переключиться на рабочий почтовый ящик с большим объемом.
- Если такая возможность имеется, администратор или IT-специалист должен настроить ваш почтовый клиент Outlook для работы с новым почтовым ящиком.
- После этого вам понадобится выполнить настройку нового почтового ящика в Outlook 2016. Обычно эта процедура включает в себя указание имени сервера, имени пользователя и пароля.
- Как только настройка завершена, новый почтовый ящик будет доступен в Outlook 2016 и готов к использованию.
- Вы можете перемещать и копировать сообщения из старого почтового ящика в новый, чтобы освободить место или оставить архивные данные в старом почтовом ящике.
Переключение на рабочий почтовый ящик с большим объемом может быть отличным решением, если у вас часто возникают проблемы с недостатком места в почтовом ящике Outlook 2016. Не забудьте связаться с администратором или IT-специалистом для получения дополнительной информации и инструкций по настройке нового почтового ящика.
Удалите лишние вложения
Чтобы удалить вложения в Outlook 2016, следуйте этим шагам:
- Откройте письмо с вложением, которое вы хотите удалить.
- Щелкните правой кнопкой мыши на вложении и выберите «Сохранить как».
- Выберите место на вашем компьютере или в облачном хранилище, куда вы хотите сохранить вложение.
- После того, как вы сохранили вложение, вернитесь в почтовый ящик и щелкните правой кнопкой мыши на письме с вложением.
- Выберите «Удалить».
Таким образом, вы освободите место в почтовом ящике, но сохраните доступ к вложению на вашем компьютере или в облачном хранилище, когда вам понадобится.
Уменьшите размер прикрепленных файлов
В Outlook 2016 вы можете уменьшить размер прикрепляемых файлов, чтобы сэкономить место в своем почтовом ящике и упростить отправку файлов по электронной почте. Вот несколько способов уменьшить размер прикрепленных файлов в Outlook 2016:
| 1. Сжатие файлов | Перед прикреплением файлов в Outlook 2016, вы можете использовать программы для сжатия файлов, такие как WinZip или 7-Zip, чтобы уменьшить их размер. Сжатие файлов позволяет сократить объем данных, необходимых для передачи электронной почты. |
| 2. Использование облака | Вместо того, чтобы прикреплять файлы напрямую к письму, вы можете загрузить их на онлайн-сервисы хранения файлов, такие как Dropbox, Google Диск или OneDrive, а затем отправить ссылку на файл в письме. Это позволяет отправлять большие файлы без необходимости прикрепления их к письму. |
| 3. Использование архивации | Вы можете создать архив из нескольких файлов, используя программу архивации, например WinRAR или 7-Zip, и прикрепить этот архив к письму. Архивирование файлов позволяет сократить их размер путем упаковки их в один файл. |
| 4. Использование сторонних сервисов | Существуют специализированные онлайн-сервисы, такие как WeTransfer или SendSpace, которые позволяют отправлять файлы большого размера по электронной почте. Вы можете загрузить файлы на эти сервисы и добавить ссылки на скачивание в свое письмо в Outlook 2016. |
| 5. Преобразование файлов | Иногда можно уменьшить размер файла, преобразовав его в другой формат с более эффективным сжатием данных. Например, вы можете преобразовать изображение в формат JPEG с меньшим качеством или преобразовать документ в формат PDF с сжатием изображений. |
| 6. Ограничение размера прикрепления | Outlook 2016 позволяет установить ограничение на размер прикрепления файлов в письме. Если вы отправляете большие файлы, которые не удастся уменьшить в размере, вы можете проверить настройки ограничения размера прикрепления в Outlook и установить максимально допустимый размер. |
| 7. Использование сетевого хранилища | Если ваша организация предоставляет сетевое хранилище или сервер для обмена файлами, вы можете использовать его для отправки больших файлов. Вы загружаете файлы на сетевое хранилище и добавляете ссылки для скачивания в письме в Outlook 2016. |
Оптимизируйте настройки Outlook для экономии места
Когда ваш почтовый ящик начинает заполняться сообщениями, вам могут понадобиться способы увеличить его размер. Однако помимо этого, вы также можете оптимизировать настройки Outlook для экономии пространства и улучшения производительности. Вот несколько рекомендаций:
- Удаление ненужных сообщений: Регулярно очищайте свой почтовый ящик от ненужных или устаревших сообщений. Используйте функции поиска и фильтрации в Outlook для быстрого нахождения и удаления таких писем.
- Автоматическое архивирование: Настройте автоматическое архивирование сообщений, чтобы они перемещались из основного почтового ящика в отдельную папку архива. Это поможет уменьшить размер основного почтового ящика и упростить навигацию.
- Определение правил: Создайте правила в Outlook, которые автоматически перемещают определенные типы сообщений или сообщения от определенных отправителей в отдельные папки. Это поможет организовать ваш почтовый ящик и сэкономить место.
- Ограничение размера вложений: Ограничьте максимальный размер вложений в Outlook, чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика. Вы можете настроить это в разделе «Опции» или «Настройки» Outlook.
- Удаление ненужных элементов календаря: Проверьте свой календарь в Outlook и удалите ненужные события, встречи или приглашения. Это поможет освободить место и упростит управление вашим расписанием.
- Удаление старых элементов задач: Очистите список задач в Outlook от старых или выполненных задач. Это уменьшит размер вашего почтового ящика и позволит вам сосредоточиться на актуальных задачах.
- Ограничение размера журнаала Outlook: Если вы активно используете функцию журнала в Outlook, установите ограничение на количество сохраняемых элементов. Это поможет сократить размер вашего почтового ящика и улучшит производительность программы.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете оптимизировать настройки Outlook и сэкономить место в своем почтовом ящике. Это позволит вам более эффективно управлять своей почтой и рабочим процессом.